Las presentaciones se han convertido en una de las principales herramientas de comunicación a nivel profesional. Por lo que es fundamental que sepas cómo tienes que hacerlas para tener éxito en tu intervención. Sigue leyendo que te contamos alguna de las cosas que NO debes hacer si quieres comunicar de forma eficaz en una presentación.
La mayoría de las presentaciones se realizan apoyándose de un soporte visual, como Power Point o apps similares. Si haces un poco de memoria seguro que se te ocurren varios ejemplos que hayas visto hace poco. El uso creciente de estos elementos de comunicación visual no es casual ni baladí dada la enorme utilidad y beneficios que aportan, dado que el uso de diapositivas u otros elementos visuales en una exposición oral actúan como un complemento que apoya, clarifica y refuerza el mensaje que estás ofreciendo a tu audiencia.
La comunicación visual nos permite comunicarnos de forma más directa, sencilla y fácil de entender, lo que deriva en una presentación más persuasiva y fácil de recordar. Ya sabes: “una imagen vale más que mil palabras”.
Sin embargo -y precisamente por la ventaja que aportar apoyar tu discurso con un recurso visual- es fundamental no cometer errores en su utilización y aprovechar y maximizar su potencial, evitando así que juegue en tu contra.
¿Cuál es el error que más detectamos entre nuestros alumnos y clientes?
Sí, como habrás imaginado, el principal error que se comete de manera habitual en una presentación con PowerPoint es llenar cada diapositiva de texto, copiando y pegando la información que manejas en tu trabajo, bien sea de empresa o académico si eres docente (¿Recuerdas esas clases en las que el profesor lee un Power Point infinito?).
Volcar en la diapositiva el texto que ya tienes disponible en tu trabajo es fácil, pero no es efectivo. De hecho, se puede decir que es todo lo contrario.
El ser humano no es capaz de prestar atención plena a dos fuentes de información simultáneamente. Es decir, tu público o te escucha o lee el contenido de la diapositiva.
Si te escucha, no podrá leer el contenido y, si esto es así, entonces ¿para qué hay tanto texto en tu diapositiva?
Por el contrario, si tu público centra su atención en leer tus diapositivas, no te escuchará de manera eficaz. Si a eso le sumas que lees lo que pone en la pantalla, ¿para qué sirves tú entonces? Puedes mandarles directamente el texto para que lo lean y tanto tú, como tu público, os ahorráis ese tiempo.
Tú debes ser siempre el centro de atención en tus presentaciones. El protagonista. Las diapositivas nunca deben incluir más información de la que tú vayas a aportar.
El apoyo visual es precisamente eso: un apoyo. Es un complemento a tu presentación, que va a ayudar a tu audiencia a entender tu mensaje de una manera más fácil y, además, va a reforzar tu mensaje para que genere un mayor impacto y resulte memorable.
Por lo tanto, como ya avanzamos en el artículo anterior -en el que analizábamos algunas de las principales lecciones de comunicación que nos ha dado Apple y que podemos incorporar en nuestro día a día profesional- lo que debes hacer es reducir la cantidad de texto que hay en tu diapositiva, lo cual no es sinónimo de simplemente eliminar información sino de sintetizarla reduciéndola a su esencia y detallándola en pocas palabras, a modo de titular. Además, cuando se trate de enumeraciones o categorías, utiliza iconos o imágenes para mejorar visualmente la diapositiva y que se entienda todavía mejor.
En este sentido, el experto en presentaciones y escritor, Garr Reynolds, nos recomienda que, a la hora de preparar nuestras presentaciones, nos guiemos por el principio de “amplificación por simplificación”. Es decir, cuanto más simplifiques tus diapositivas, mayor será el impacto del mensaje que transmitas con ellas. Dicho de otra manera: menos es más.
En definitiva, simplifica el contenido de tus diapositivas para que sean un apoyo que facilite la comprensión del mensaje por parte de tu audiencia, genere más impacto y se convierta en memorable, de esta forma sacarás el máximo partido de los apoyos visuales y te convertirás en el protagonista de la acción.
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